Gestione completa degli eventi

Emcee Entertainment® fornisce servizi di gestione eventi; Sulla base delle vostre idee e degli obiettivi di business, possiamo supportarvi dalle fasi di valutazione di fattibilità e preparazione del budget, attraverso le fasi di pianificazione, esecuzione, produzione e post-produzione.

Assegniamo un manager responsabile per il tuo evento particolare, che funge da unico punto di contatto in tutte le sue fasi, dalla pianificazione alla post-produzione. I nostri event manager sono esperti pronti per il team, appassionati e di talento che forniscono risultati eccezionali.

Lo staff di Emcee Entertainment® è formato considerando le migliori pratiche nella gestione degli eventi, che costituiscono il cuore della nostra metodologia di lavoro. I nostri event manager vengono coinvolti e prendono il controllo di tutte le fasi del tuo evento.

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La nostra filosofia di gestione degli eventi è orientata alla comprensione delle esigenze e degli obiettivi della tua azienda.

Emcee Entertainment® può funzionare come un'estensione del tuo team esistente o assumere l'intero evento; sempre attraverso l'Event Manager come semplice punto di contatto per una comunicazione coerente e costante.

Il responsabile dell'evento supervisiona e controlla l'esecuzione di tutte le fasi del progetto dell'evento; dall'inizio alla post-produzione.

La realizzazione di qualsiasi tipo di evento aziendale comporta il raggiungimento di obiettivi di marketing, commerciali e aziendali in genere. La nostra missione è comprendere queste motivazioni, obiettivi e aspettative sui tuoi eventi.

In questo modo, i tuoi obiettivi possono essere considerati durante il tuo evento; con l'obiettivo di raggiungere e superare le vostre aspettative e quelle dei partecipanti.

Parliamo!
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Controllo del budget degli eventi

Quando decidi di organizzare un evento, stai cercando di ottenere un ritorno sull'investimento. Tale rendimento non è di facile calcolo in molti casi, soprattutto quando si tratta di benefici intangibili; come il miglioramento dell'ambiente di lavoro o un miglioramento nella percezione dei loro marchi.

Come fai a mantenere i tuoi clienti e / o dipendenti soddisfatti dei tuoi eventi, senza rompere il tuo budget? Il tuo obiettivo come cliente è organizzare un evento che soddisfi tutti i desideri degli interessati; ma devi anche controllare le tue spese. Che i tuoi obiettivi di business siano raggiunti, con un adeguato ritorno sull'investimento.

La gestione del budget da parte di Emcee Entertainment® coinvolge il manager dell'evento come controllore del budget, in coordinamento con il cliente.

Non c'è dubbio che il tuo evento richieda un buon inizio, sviluppo e conclusione. A seconda della qualità di esecuzione delle prime due fasi, si otterrà la conclusione o il risultato che si desidera, con un rapporto costi-benefici adeguato alla propria attività.

Per calcolare i costi e gestire il budget dell'evento in modo completo, preciso e realistico, è fondamentale valutare ogni singolo aspetto coinvolto.

Il budget è uno strumento principale per la pianificazione iniziale e l'esecuzione e le revisioni post-esecuzione del tuo evento. Emcee Entertainment® può gestire per te il controllo di tempi, risorse e costi; oppure puoi accompagnarti in questo processo tramite i nostri gestori di eventi.

La gestione del budget dell'evento comprende il monitoraggio della gestione della riscossione delle quote di iscrizione o dei biglietti, la gestione delle partecipazioni o collaborazioni di enti pubblici e privati, l'elaborazione dei pagamenti a terzi, l'emissione di fatture, e informazioni periodiche al cliente sullo stato di esecuzione del budget.

Un budget dell'evento ben gestito ti consentirà di misurare l'efficienza finanziaria del tuo progetto, rilevando deviazioni nel tempo e consentendoti di adottare le misure correttive appropriate. Ti aiuterà anche ad analizzare gli eventi passati e a determinare cosa può essere migliorato in futuro.

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Coordinamento delle sedi degli eventi, degli alloggi e delle attività

Le opzioni del luogo o del luogo in cui tenere il tuo evento possono essere diverse. Tuttavia, ogni evento ha esigenze e budget diversi. Il luogo scelto è uno dei fattori vitali per il successo o il fallimento di un evento.

La selezione dello spazio è strettamente correlata alle tue aspettative come cliente: cosa vuoi trasmettere ea chi ti rivolgi. Inoltre, il design e lo stile del luogo devono essere adeguati alla tua immagine aziendale, quindi i tuoi obiettivi di comunicazione in un ambiente adatto.

Allo stesso modo, la selezione del luogo sarà strettamente correlata alle possibilità di alloggio e alla disponibilità dei servizi, sia per i partecipanti che per lo staff di produzione dell'evento.

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Emcee Entertainment® ti accompagna nel processo di selezione della migliore location e opzioni di alloggio per i tuoi eventi; sempre in accordo con i tuoi obiettivi e il profilo dei tuoi assistenti.

Alcune delle caratteristiche che devono essere prese in considerazione nella ricerca e selezione di uno spazio sono l'infrastruttura, le caratteristiche della costruzione, lo stile e l'estetica del sito; così come l'accessibilità e la capacità del sito.

Per gli eventi aziendali, l'uso di luoghi insoliti e innovativi è diventato molto popolare per un'esperienza differenziante dei partecipanti. L'utilizzo di sedi non convenzionali può essere molto utile per generare interesse e promuovere il proprio marchio; oltre alla possibilità di aumentare la partecipazione all'evento.

Attività aggiuntive, sia all'interno che all'esterno, sono un ottimo complemento al tuo evento, a seconda di quali sono i tuoi obiettivi.

Anche la possibilità di svolgere attività complementari per i vostri assistenti è direttamente correlata al sito prescelto.

La posizione è fondamentale per garantire che i partecipanti siano disposti a recarsi al tuo evento e ha anche un'influenza diretta sul livello di empatia raggiunto con i partecipanti e sull'impatto mediatico che può essere ottenuto dall'esperienza del partecipante.

Una buona scelta riguardo la sede dell'evento può diventare un bel ricordo che favorisce il passaparola, soprattutto sui social network; raggiungere una maggiore diffusione dell'immagine della tua azienda.

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Produzione eventi e gestione logistica

La logistica del tuo evento è il collegamento tra la produzione dell'evento, i suoi partecipanti e fornitori di beni e servizi di terze parti. Il successo del tuo evento dipende, in larga misura, da una buona esecuzione logistica.

Emcee Entertainment® pone i beni e servizi richiesti, al momento giusto, nel posto giusto e nelle condizioni desiderate per il tuo evento; conveniente. I nostri event manager si assumono responsabilità operative per quanto riguarda le azioni da eseguire in ogni fase del tuo evento.

La gestione della produzione del tuo evento considera tutti gli aspetti della scenografia, fornitura, gestione e funzionamento di tutti gli elementi tecnici: inclusi audiovisivi, luci e messa in scena.

Una volta selezionata la sede di un evento, le location della struttura ricettiva e i luoghi in cui si svolgeranno le sue attività complementari, è estremamente importante coordinare adeguatamente il trasporto e il deposito temporaneo delle merci; così come i mezzi di trasporto, a seconda dell'origine dei partecipanti e del personale dell'evento.

Il tuo responsabile Emcee Entertainment® assegnato coordinerà tutte le attività di pre-produzione con tutte le persone coinvolte; nonché i trasferimenti del personale addetto al cantiere che opererà durante la manifestazione.

Nella fase di post-produzione, i nostri event manager coordinano lo smontaggio dell'evento, e la rimozione di materiali ed elementi già utilizzati da tutte le terze parti coinvolte. Effettuiamo una revisione finale per garantire la consegna della sede e delle altre località nello stesso stato in cui sono state ricevute.

Nella gestione logistica dei trasferimenti, Emcee Entertainment® incorpora la tecnologia per la comunicazione tempestiva tra gestori di eventi e partecipanti e ospiti; sempre in relazione alle esigenze e alle caratteristiche di ogni particolare evento. Utilizziamo sistemi per la registrazione e il controllo dei partecipanti al tuo evento.

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Coordinamento catering e decorazione

Emcee Entertainment® si prende cura di tutti i dettagli che ruotano attorno al successo del servizio di catering per i partecipanti e per lo staff logistico e produttivo dell'evento.

Un fattore di successo per il tuo evento aziendale è senza dubbio la pianificazione dei pasti: conoscere il numero di persone da servire, definire menu e cibi che possono o meno essere serviti, coordinare la preparazione e il servizio dei pasti e compiti di assistenza alla pulizia.

Il catering e la decorazione sono fattori chiave e una parte essenziale di qualsiasi evento aziendale.

In Emcee Entertainment® prestiamo attenzione ai dettagli. Ci prendiamo il tempo per perfezionare e presentare le tue opzioni di cibo e bevande in un modo che i partecipanti all'evento adoreranno. Lavoriamo fianco a fianco con le migliori società di catering per alleviare le tue preoccupazioni su una questione delicata, come il cibo.

Abbiamo la capacità, l'esperienza e la pazienza di trasformare la tua visione in realtà. Possiamo adattarci a qualsiasi ambiente per garantire che cibo e bevande si adattino alla scena e siano presentati e decorati in modo appropriato.

La decorazione del tuo evento dovrebbe rappresentare il messaggio che vuoi trasmettere ai partecipanti. Gli elementi decorativi devono essere in linea con l'obiettivo da raggiungere.

La decorazione comprende mobili, palchi, organizzazione e disposizione dei diversi elementi, nonché il posizionamento degli assistenti. Questo lavoro consente un alto livello di creatività e innovazione nelle forme, nei disegni e nei materiali; dove la tendenza si basa sull'incorporazione di elementi tecnologici che aiutano a generare emozioni tra i partecipanti.

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Gestione del rischio di eventi

Un piano di gestione del rischio è un aspetto essenziale della pianificazione del tuo evento; e deve essere rivisto in ogni fase della produzione dell'evento. Come parte di qualsiasi processo di pianificazione di eventi di successo, i rischi devono essere identificati e valutati e controllati per ridurre al minimo il potenziale di lesioni o danni a persone e proprietà.

Il piano di gestione dei rischi identifica tutti i potenziali rischi che possono derivare dallo svolgimento di un evento; e quindi elenca le misure che la tua azienda e Emcee Entertainment® adotteranno per ridurre o mitigare i rischi identificati.

La metodologia Emcee Entertainment® ti consente di identificare in modo obiettivo e coerente le minacce di rischio specifiche del tuo evento.

La valutazione del rischio dell'evento è il cuore del piano per la sua gestione. Un evento è pieno di incertezze; quali interruzioni di corrente, guasti alle apparecchiature, emergenze mediche, scontri, incendi. Allo stesso modo, il potenziale ritiro di sponsor e le cancellazioni dell'ultimo minuto da parte del personale di produzione, ecc.

Inoltre, ci sono rischi associati a: risorse umane, finanza, marketing, gestione della qualità, assistenti, gestione di alimenti e bevande, programmi, gestione tecnica, infrastruttura, logistica, approvvigionamento e gestione delle attrezzature. Per far fronte a tutti questi imprevisti è necessario un piano di gestione del rischio ben documentato.

Emcee Entertainment® considera i seguenti aspetti per effettuare la valutazione del rischio del tuo evento:

  • I rischi operativi nei luoghi selezionati.
  • I rischi generati dalla produzione propria dell'evento.
  • Rischi esterni e naturali che sfuggono al nostro controllo.

Analizziamo le alternative di mitigazione e controllo e pianifichiamo il tuo evento con la minima incertezza.

Ogni evento ha caratteristiche particolari, con differenti minacce di rischio a seconda del contesto; da qui l'importanza di avere professionisti per gestire in modo completo i rischi del tuo evento.

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